Am 23.02.2021 fand ein digitales Treffen einiger Mitglieder der Qualitätsmanager der ERFA Gruppe der IV-Salzburg statt. Thema waren die Auswirkungen von Corona auf das Qualitätsmanagement.
Ziel dieses Treffen war es die aktuell anhaltende Covid-Situation seit über einem Jahr gemeinsam zu reflektieren. Dabei ging es in der Gruppe vorrangig darum, einen Status- bzw. Erfahrungsbericht der einzelnen Mitglieder zu den folgenden Fragen einzuholen:
Offenbar haben alle Unternehmen, bereichsübergreifend und branchenunabhängig, das Thema Audit relativ ähnlich erlebt. System- und Zertifizierungsaudits wurden fast ausschließlich mit Remote-Audits durchgeführt. Hier gab es keine besonderen Schwierigkeiten. Dokumentenprüfung, Präsentation von Kennzahlen Maßnahmen etc. ist durchaus möglich und praktikabel. Hingegen bei Lieferantenaudits hat sich das Thema Remote-Audits als schwer umsetzbar erwiesen. Ein digitales Lieferantenaudit kann unter bestimmten Voraussetzungen stattfinden, wobei man dazu einen bekannten Lieferanten, bzw. ein spezifisches Problemthema beim Lieferanten auswählen muss. Diese digitalen Lieferantenaudits konnten, laut Erfahrungen, maximal 3-4 Stunden am Bildschirm durchgeführt werden. Die Audits erwiesen sich als anstrengend, konzentrationsraubend und waren geprägt von häufig auftretenden Verbindungs- und EDV-Problemen.
Anfänglich waren hohes Engagement und eine große Bereitschaft für die Umsetzung der Maßnahmen zu verzeichnen. Dies ist leider, aufgrund von widersprüchlichen Informationen und Regierungsvorgaben, sehr stark gesunken. Diese widersprüchlichen Vorgaben waren und sind nicht im Sinne des Qualitätsmanagements.
Durch die anhaltende Krise hat das Thema „Digitalisierung“ eine neue Bedeutung erfahren. Hier spielt das Thema der Dokumentenlenkung eine bedeutende Rolle. Durch die home office Tätigkeiten und durch die eingeschränkten Zugriffsrechte haben einige Mitarbeiter ihre Dokumente, Daten und Informationen in diversen Parallelsystemen abgelegt und gespeichert.
Auch das Krisenmanagement muss neu überdacht werden. Eine solang dauernde Krise kann man offenbar mit den herkömmlichen, bekannten Krisenmanagementtools nicht bewältigen. Man hat einige Abhängigkeiten im System und in der Lieferkette, welche bis dato nicht realistisch eingestuft waren, jedoch jetzt eingetreten sind, erkannt. In vielen Unternehmungen wurde das Krisenmanagement zu einem integralen Bestandteil der täglichen Arbeit.
Einige Unternehmen haben ein mehrstufig geteiltes Krisenmanagementsystem in der Organisation aufgebaut. Gesundheitsschutz der eigenen MitarbeiterInnen im Unternehmen, Aufrechterhaltung der Lieferkette, Stilllegung einer Produktionslinie und Definition von Stufenplan in der Produktion und Einteilung der Mitarbeiter in Vorort und home office Teams wurden verstärkt geplant und umgesetzt.
Durch die Einschränkung der Reisetätigkeiten haben einige Unternehmen externe, qualifizierte, neue Geschäftspartner und Organisationen vor Ort beauftragt, z.B. um Teile, unter eigener Anleitung, direkt beim Lieferanten abzunehmen oder konkrete Maßnahmen beim jeweiligen Lieferanten zu verfolgen und zu berichten.
Es hat sich gezeigt, dass durch die massive Reduktion der Reisetätigkeiten und durch die vermehrte Abhaltung von digitalen Meetings die Reisekosten stark reduziert wurden.
Viele Unternehmen kämpfen derzeit z.B. auch mit dem Problem der Beschaffung der Rohstoffe bzw. mit der Beschaffung von Einzelteilen. Einige Betriebe haben ihre Einkaufsstrategie von just in time hin zur Vorratsbeschaffung geändert. Diesen Strategiewechsel begünstigt auch das Niedrigzinsniveau am Kapitalmarkt. Natürlich werden hier die Umschlaghäufigkeit und die möglichen Änderungen des Produktes in Betracht gezogen. Andere Betriebe fokussieren sich nach wie vor auf die Niedrighaltung der Bestände.
Am Anfang der Pandemie, im Januar 2020, war die weltweite Auswirkung, wie sie sich heute darstellt, gar nicht bekannt und bewusst. Viele Unternehmen müssen sich künftig mit der Frage beschäftigen, wie schnell kann ich meinen Betrieb, meine Organisation und meine Prozesse so reorganisieren, damit ich auf solche unerwarteten Ereignisse reagieren kann. Ein möglicher Lösungsansatz wäre die Benennung eines Riskmanagers, der die verschiedenen Task Force Gruppen in der Organisation führt und lenkt. Dieser Riskmanager bündelt die Informationen und kommuniziert und entscheidet mit der Geschäftsleitung. Die Unternehmen müssen lernen Risikomanagement ernsthaft zu betreiben.
Etwas problematischer stellt sich die Situation auch bei jenen Unternehmungen, welche intern mit unterschiedlichen Auslastungen parallel fahren. Es ist schwer, vor allem im Bereich der Qualität, das Niveau in einem Standort oder in einer Produktion gleichmäßig hoch zu halten, wenn ein Teil der Belegschaft produktionsbedingt in Kurzarbeit und ein anderer Teil völlig anwesend ist.
Positive Erfahrungen kommen aus dem neuen Stil des Arbeitens „home office“ und die damit verbundene freie Zeiteinteilung. Hier müssen sich die Führungskräfte auf einen neuen Stil der Führung einstellen. Mehr Vertrauen in die MitarbeiterInnen und mehr Selbstdisziplin von den MitarbeiterInnen im home office, vor allem bei den indirekten Bereichen, sollten das Ziel sein.
Problematisch wird es auch werden, wenn wir teilweise krisengeführte Organisationen wieder in die normale Linienorganisation mit allen Aufgaben, Verantwortungen und Kompetenzen zurückführen werden. Denn in der Krise wurden viele Ablaufprozesse nicht mehr wie gehabt angewendet.
Weiteres wurde in der Gruppe das Thema der Globalisierung versus lokale Beschaffung von Rohstoffen diskutiert. Im Bereich der Lebensmittel ist eine teilweise Kehrtwende hinsichtlich Co2 Fußabdruck und zurück zum lokalen Hersteller zu verzeichnen. In der globalisierten Industriewelt ist das nicht mehr möglich. Viele Hersteller und Betriebe sind aus der europäischen Landschaft über die letzten 30-40 Jahren verschwunden.
Zum Abschluss wurden die Wunschthemen für die nächsten Treffen identifiziert und priorisiert. Das nächste Treffen soll im Juni 2021 stattfinden. Bei diesem Treffen soll das Thema der regulativen Anforderungen (REACH, RoHS) und der diversen lokalen/regionalen Anforderungen in der Organisation, möglichst in Best Practice Beispielen, besprochen werden.
Weitere Themen für Folgetreffen sind:
Genaue Termine, sowohl für das Thema der regulativen Anforderungen (REACH, RoHS) und der diversen lokalen/regionalen Anforderungen in der Organisation, als auch für den Arbeitskreis zum Thema Prüfmittelverwaltung, Kalibrierung der Prüfmittel bei akkreditierten Organisationen folgen in den nächsten Tagen.
Verfasser: Dipl.-Ing. Sitrak Chopourian